Descubriendo el índice de digitalización de nuestra organización

En muchas ocasiones cuando abordamos un proyecto, especialmente en empresas que están abordando por primera vez su aproximación a la transformación digital o proyectos de innovación, nos piden que les digamos cómo los vemos a nivel digital.

Sinceramente… vaya responsabilidad ya que para hacer un diagnóstico detallado, se requiere de un mínimo conocimiento e interacción con la empresa analizada.

Pero bueno, es cierto que en los últimos años, han salido como setas diferentes sistemas, encuestas que nos prometen darnos un diagnóstico en base a una escala de nuestro nivel digital y eso ha provocado que esto se convierta en algo que se considera “trivial”.

Ni mucho menos vamos a poner en duda estos sistemas- “cada maestrillo tiene su librillo”, pero si que remarcamos, que el nivel de digitalización es algo mucho más profundo que un valor en una escala visual.

Y eso lo decimos de forma clara y abierta, ya que para tener una correcta visión del nivel de digitalización de una organización es necesario:

A. Que la evaluación sea lo más amplia posible en número de personas. Y al decir amplia también incluimos el criterio de heterogeneidad. No nos sirve que sea simplemente la visión de la alta dirección, el área de tecnología/IT o de márketing. Necesitamos que participen todas las áreas y colaboradores de todos los niveles/ responsabilidad.

B. Que la evaluación tenga un doble prisma- el del hoy (situación) y el del mañana (estado deseado) y que podamos desgranarlo en diferentes áreas, ya que difícilmente se puede entender el nivel de digitalización como algo homogéneo.

Entonces, ¿Cómo lo hacemos? Pues nosotros confiamos en una metodología que ha sido desarrollado por McKinsey y lo hacemos porque:

a. Está contrastada a nivel mundial y con diferentes tipologías de empresa

b. Permite este doble enfoque entre el estado natural y deseado

c. Permite la gratuidad de análisis

Y además esta metodología es fácil de explicar, desarrollar y nos permite una representación muy visual y entendible de los resultados.

Esta metodología que usamos es la denominada MTI- McKinsey Transformation Index y analiza 10 variables de la organización:

Variable nº1: Rendimiento- Bajo esta variable se analiza como están siendo los resultados de la organización, si cumplen las expectativas establecidas, sin marca la diferencia en el sector/ mercado.

Esto es relevante, ya que en todo proceso de cambio, si partimos de una situación poco estable de resultados de la empresa, el proceso tiene muchas más probabilidades de fracaso o de pivotaciones constantes. Asimismo, en función de éstos, podemos visionar que tipo de transformación es asumible que y recursos serán posibles.

Variable nº2: Estado de la organización- No hay proceso de transformación o digitalización (en sí es un proceso de cambio), que se pueda llevar a cabo sin un equipo que lo acompañe, lo entienda y vea su potencial. Para ello es clave tener una radiografía clara del nivel de conocimiento por áreas, del nivel de motivación, del nivel de alineamiento y de su capacidad de trabajo de forma autónoma.

Variable nº3: Talento y habilidades- Con esta variable entramos de lleno en cómo se gestiona el talento, si el talento está cómodo y fidelizado, si somos un imán de atracción de talento o por el contrario tendemos a la rotación y a la poca atractividad del talento que marca la diferencia.

Hemos de entender, que si nos quedamos con talento acomodado, lo que acabará pasando es que seremos una organización que lo que genera es “repetición”, pero no “evolución”.

Variable nº4: Experiencia de cliente- Los clientes (internos/ externos) son la razón de ser de las organizaciones. Así que ante un proceso de transformación es clave entender que tipo de modelo relacional tenemos con ellos. Antes de lanzarse a implementar canales y sistemas de interacción digitales hay que tener claro dónde estamos actualmente y sobretodo que es lo que queremos ofrecer y si como organización somos capaces de mantenerlo.

Variable nº5: Social y Medioambiente- Aunque nos parezca un tema poco relacionado con el nivel de digitalización, si que es un aspecto que cada vez tiene más peso en las organizaciones y que sobretodo los consumidores valoran.

La ESG mas allá de una responsabilidad se está convirtiendo en una palanca de posicionamiento de marca. Y sí también se ve afectada por las acciones de transformación digital que desarrollemos, porque éstas tienen impacto- recursos, consumo energético, empleabilidad,…

Estas 5 primeras variables, son las que nos da una visión del escenario actual de la empresa y su buena salud es básica para afrontar el escenario deseado.

El escenario deseado lo vamos a definir a través de las 5 variables siguientes:

Variable nº6: Modelo operativo- A través de este análisis ponemos foco en si tenemos procesos, metodologías de trabajo internas y cómo son éstas. Estamos ante un escenario ágil, con comunicación fluida o tenemos silos de conocimiento, burocracia, estructuras muy verticales,…

Los procesos de transformación requieren de visión y decisión, con lo que es importante que exista y esté identificado quien es el responsable, pero al mismo tiempo es muy importante disponer de equipos Multi-funcionales y sobretodo que exista mucha comunicación y didáctica.

Todo ello, bajo un paradigma de trabajo ágil, flexible, con los mínimos paradigmas que nos bloqueen el poder analizar diferentes escenarios y enfoques.

Variable nº7: Desarrollo de nuevo negocio- ¿Cómo abordamos las nuevas oportunidades de mercado? ¿Somos una empresa que tiene un claro enfoque a la innovación? ¿Nuestro “core business” se mantiene inmutable desde hace años? A través de esta variable, analizaremos en qué grado la organización analiza los mercados, analiza las oportunidades, es capaz de cuantificarlas, se relaciona con su entorno.

Esto nos dará una visión sobre que apertura y predisposición tiene la empresa a la evolución y cómo estaría preparada para ello en caso que se forzase de forma inorgánica.

Variable nº8: Decisiones estratégicas- Se analiza como se toman esas decisiones críticas para la organización. Es decir, si existe un procedimiento, un criterio, una serie de personas involucradas en ello.

Esto es relevante, ya que en muchas organizaciones las decisiones se toman por parte de un grupo muy reducido de personas, sin un análisis detallado y sin aplicar procedimientos estandarizados.

Y evidentemente, cuando hablamos de transformar, como decimos nosotros “implica romper/ alterar mucho de los establecido” y si los procesos para ello no están bien asentados, el proceso se convierte en una auténtica locura.

Variable nº9: Analítica avanzada- Es uno de los puntos clave en todo proceso de transformación/ innovación. La capacidad y cultura que tenemos de medición e interpretación de nuestras acciones.

En este punto se profundiza en el conocimiento de cómo los datos, su contextualización e interpretación forman parte de la cultura de la organización. Se valora si la organización es una “data driven” o “feeling driven”.

Es relevante tener esta visión, para entender como las iniciativas se valorarán en el momento que se implemente y requieran de un continuado ajuste.

No hay que decir que en el S.XXI, aquellas organizaciones que todavía se rigen por un modo “feeling driven”, van a jugar en clara desventaja en la optimización de sus acciones.

Variable nº10: Digitalización y tecnología- Aquí entramos a analizar la parte más “hard” de lo que entendemos por tecnología. Analizamos las herramientas que hay disponibles, ¿cómo se toma la decisión en su implementación? Y sobretodo ¿cómo están siendo utilizadas?

Esto es relevante, ya que como se dice antes de “empezar a correr hay que saber caminar” y difícilmente se podrán abordar ciertos procesos evolutivos, sin tener interiorizado ciertos estadios previos.

Es decir, puede ser un limitante o habilitador de los proyectos de futuro.

Bien, con estas 10 variables, desglosadas en dos bloques de 5, tendremos una visión del nivel de digitalización y predisposición a la transformación de la organización.

Como hemos indicado, las 5 primeras variables, nos indican nuestra situación actual- nuestro día a día y las segundas son las que nos indican cómo de abiertos al cambio estamos.

Así, organizaciones con un indicador bajo en las 5 primeras variables- la recomendación antes de abordar el cambio es que pongan orden interno ya que sino no serán capaces de abordar un proceso de evolución de forma consistente.

En el caso de que las segundas variables salgan muy elevadas- es un buen indicador de predisposición a la evolución, pero ojo! Si lo hacemos como hemos dicho, sin las bases bien asentadas, será un proceso altamente caótico y con bajas probabilidades de éxito.

En este sentido, lo recomendable, es un estadio equilibrado entre el presente y futuro- los “polos” nunca son buenos, pero evidentemente cada caso se debe analizar de forma específica teniendo en cuenta las peculiaridades de la organización y su entorno.

Si estáis interesados en conocer más de esta metodología y en cómo puede ayudaros en los procesos de digitalización y transformación en vuestras organizaciones, desde The Brain Mixers estaremos encantados de ofreceros una sesión introductoria sin compromiso alguno. Simplemente, poneros en contacto con nosotros y estaremos encantados de explicaros más.

Lo importante como decimos, no es el “numerito”, sino en entender cómo se llega hasta él, qué implicaciones tiene, si es una valoración homogénea o polarizada y sobretodo cómo subsanar los puntos débiles y maximizar el valor de los diferenciales.